Reisinkopers vinden het beheer van reiskosten en onkosten steeds belangrijker. Uit onderzoek van BCD Travel onder 164 reisinkopers wereldwijd blijkt dat het belang van reis- en onkostenbeheer verder is gestegen in prioriteit.
Dit staat nu op het hoogste niveau sinds 2020. In 2023 vindt 88 procent van de inkopers betalings- en onkostenbeheer zeer tot uiterst belangrijk. In 2021 was dat nog 76 procent.
Qua prioriteiten voor betalings- en onkostenbeheer blijft de ranglijst ongewijzigd ten opzichte van twee jaar geleden. Vereenvoudiging van processen blijft bovenaan staan, gevolgd door tevredenheid van reizigers, fraudebestrijding en een naadloze betaal- en onkostenervaring, zegt BCD.
Operationele efficiëntie, wat zich vertaalt in indirecte kostenbesparingen, steeg het meest in belang.
Als het gaat om de administratie van betalingen zijn leveranciers die bepaalde betaalmethoden niet accepteren of extra kosten in rekening brengen het grootste knelpunt (46%), gevolgd door betaalbehoeften van niet-werknemers (43%).
Voor de betaling van reiskosten worden corporate cards (84%) en centraal gefactureerde rekeningen (71%) het meest gebruikt. Slechts 38% biedt zijn reizigers de mogelijkheid van virtuele betaling. Betaling voor guest travel (zoals recruits, stagiaires en consultants) heeft veel interesse van zowel gebruikers (49%) als niet-gebruikers (42%) van virtuele kaarten.
Op het gebied van onkostenbeheer en creditcardafschriften noemt meer dan de helft het verzamelen van kwitanties en ontbrekende facturen (52%) als grootste uitdaging, gevolgd door handmatige reconciliatie (45%) en onkosten voor complexe categorieën (45%).
Wat betreft zichtbaarheid in kosten en naleving heeft bijna een kwart van de inkopers geen inzicht in uitgaven tijdens de reis (24%) en boekingen buiten het programma (23%). Over het belang van goedkeuring vóór de reis zijn de meningen verdeeld. Terwijl 44% van de ondervraagden pre-trip-autorisatie als zeer tot uiterst belangrijk beoordeelt, vinden evenveel inkopers het niet tot nauwelijks belangrijk.
BCD heeft ook een onderzoek verricht naar betalings- en onkostenbeheer onder 1.349 zakenreizigers. De twee onderzoeken tonen zowel overeenkomsten als verschillen tussen zakenreizigers en reisinkopers:
-Reisinkopers vinden frauderisico belangrijker dan reizigers.
-Circa de helft van zowel de reisinkopers als de reizigers ervaart evenveel problemen met ingewikkelde onkostencategorieën, zoals hotelovernachtingen waarbij maaltijden en andere incidentele kosten apart worden betaald.
-38% van de reisinkopers biedt zijn reizigers de mogelijkheid van virtuele betaling, terwijl slechts 1% van de reizigers hier daadwerkelijk gebruik van maakt.
-Wat betreft declaratietools, waarderen zowel reisinkopers als reizigers functies die processen automatiseren het meest: kwitanties die automatisch worden toegevoegd aan onkostendeclaraties, creditcardtransacties die automatisch worden gekoppeld aan reiskosten en onkostendeclaraties die automatisch worden ingevuld wanneer reizigers een reis boeken.
‘Met de enorme evolutie en groei in financiële technologie en automatisering is de transformatie van de ervaring rondom betalings- en onkostenbeheer in volle gang’, zegt Ajay Singh, vice president Digital Payment and Expense Products bij BCD.
‘We luisteren naar onze klanten en reizigers en ontwikkelen aanpassingen voor BCD Pay, ons eigen cloud-based platform met T&E oplossingen. Door gebruik te maken van realtime virtuele kaarten, kunstmatige intelligentie, machine learning en open API’s, zal BCD Pay een naadloze, digitale T&E ervaring bieden van inkoop en betaling tot afrekening.’
