Eens in de zoveel tijd publiceren wij met graagte een gastblog dat wij informatief en nuttig achten voor onze lezers. Deze keer introduceren wij met plezier Martin Wijlens van Safeture.

De travel manager bevindt zich op een eiland

In mijn dagelijkse routine praat ik met veel travel managers in de industrie. Wat mij vaak opvalt, is dat praten over travel (risk) management vaak betekent dat er vooral vanuit het reisperspectief naar wordt gekeken.  In dat geval gaat de aandacht natuurlijk vooral uit naar de frequente reizigers, de “sky nomads”, de “air warriors” of welke naam je ook wilt geven aan degenen die regelmatig voor hun bedrijf reizen.

Omdat ik me vooral richt op de technologische kant van de zaak, merk ik dat veel bedrijven kiezen voor een (white label) reisoplossing die zich vooral richt op de zakenreis zelf en alles wat te maken heeft met de vlucht, het hotel, de huurauto, de kosten en de declaraties. Voor alleen die onderdelen kan de travel manager binnen een organisatie meestal alles zelf afhandelen. Dat is wat ik bedoel met de travel manager zit op een eiland. Wanneer het onderwerp verschuift naar een breder bedrijfsperspectief realiseert de travel manager zich plotseling dat reizen en specifiek de veiligheid van werknemers tegenwoordig geen eiland meer is. Vanuit een veiligheidsperspectief moet het onderwerp worden bekeken vanuit een veel breder perspectief dat plotseling een breder scala van cross-functionele afdelingen binnen (multinationale) organisaties omvat.

Door de bomen het bos niet meer zien

Er zijn veel (technologie) bedrijven die op de vleugels van de frequente reiziger willen springen. Het gevolg is dat veel travel managers niet weten welk technologieplatform ze moeten kiezen omdat de meeste solution providers veel zaken afdekken die vooral reisgerelateerd zijn maar vrijwel nooit de complete puzzel die te maken heeft met internationale mobiliteit of zelfs de hele mobiliteit binnen een organisatie. Vaak worden ze overweldigd door zoveel aanbieders en zien ze door de bomen het bos niet meer. Een vaak gehoorde reactie is dat ze één app willen en niet vele…

Employee safety

Deze tijden van Corona hebben ons helaas veel negatieve dingen gebracht, een vrij grote financiële impact op ons bedrijf en bovendien op onze dagelijkse routines. Wat het ons ook heeft geleerd, is dat reizen en mobiliteit in het algemeen niet alleen betrekking hebben op de frequente reizigers. De veiligheid van werknemers is veel breder dan dat.

Bruggen bouwers benodigd

Als het onderwerp Duty of Care wordt bekeken vanuit het perspectief van veiligheid voor alle medewerkers dan merk ik dat het onderwerp ineens bruggen moet slaan tussen afdelingen. Dan is alleen een travel management app of platform ineens niet (meer) voldoende. Plotseling worden Risk en Security afdelingen voor dit onderwerp geraadpleegd omdat hun kennis en ervaring met betrekking tot de veiligheid van medewerkers ineens belangrijk wordt. Een Duty of Care project is daarom een geweldige bruggenbouwer tussen afdelingen die op één lijn gebracht moeten worden. Dit is nodig omdat het opeens niet meer alleen gaat om travel (risk) management. Het onderwerp omvat ook de “Out of Office” (thuis) werkers, de frequente nationale reziers en de werknemers die elke dag hard werken in dezelfde fabriek waar ze elke dag naartoe pendelen. Met al deze collega’s kan iets gebeuren. De zorg voor al deze groepen werknemers wordt dan een bedrijfsbreed thema. Kunt u met hen allen communiceren wanneer zij in nood verkeren?

De zorgplicht houdt in dat ineens meerdere afdelingen binnen een organisatie betrokken zijn zoals travel management, Safety & Security, HRM, Inkoop, Facility (Risk) management. Ik heb gemerkt dat andere onderwerpen in het verleden, zoals Enterprise Security Risk Management (ESRM) en ook het onderwerp Informatiebeveiliging, soortgelijke afdeling overstijgende bruggenbouwers hebben veroorzaakt.

ISO 31030

Ik ben ervan overtuigd dat de beoordeling van de ISO 31030 norm voor travel risk management een soortgelijk effect zal hebben. Een van de hoekstenen van deze ISO 31030 is dat het topmanagement er achter moet staan en dat het volledig geïmplementeerd en ondersteund moet worden door de belangrijkste stakeholders binnen organisaties. Alleen reismanagement, alleen beveiliging en veiligheidsbewustzijn of alleen kijken naar het welzijn van je collega’s is niet langer voldoende. Aan de hand van deze ISO 31030 richtlijn dienen alle afdelingen op één lijn te zitten. Indien mogelijk moet zowel de informatie, locatie als communicatie met betrekking tot Duty of Care gecentraliseerd worden en beschikbaar zijn voor de gehele organisatie. De technologie van vandaag is klaar om dit te ondersteunen en moet worden omarmd.

Naar mijn mening zullen leveranciers en organisaties die in staat zijn om nieuwe technologieën te omarmen, open staan voor samenwerking en kiezen voor onafhankelijkheid, klaar zijn voor de toekomst.

De (tijdelijke) reisluwte

Ik merk dagelijks dat travel managers niet open staan voor nieuwe manieren om naar het thema employee safety te kijken omdat er op dit moment weinig gereisd wordt. Aan de ene kant kan ik dit volledig begrijpen. Maar aan de andere kant is dit wel het ultieme moment om in de Duty of Care spiegel te kijken. Als u in die spiegel kijkt, kunt u zichzelf de volgende belangrijke vragen stellen:

– Bent u als organisatie volledig tevreden hoe de ISO 31030 eisen binnen uw organisatie zijn gealloceerd?

– Bent u (nog) volledig tevreden over uw leverancier van travel risk management en medical assistance?

– Voldoet uw huidige leverancier nog steeds aan uw Duty of Care wensen gezien de nieuwe technologische mogelijkheden van vandaag de dag?

Ik heb gemerkt dat een kleinere groep bedrijven momenteel het moment aangrijpt om de ISO 31030 eisen op het gebied van travel risk management te onderzoeken nu het op dit moment nog rustig is met het (internationale) reizen.

Tot welke groep behoort uw bedrijf?

  1. De rustig in de reisluwte afwachtende organisatie
  2. De onderzoekende bruggenbouwer

Blijf gezond!

Martin Wijlens namens Safeture.

(Safeture® is a complete cloud-based service managing risk, safety and crisis processes involving employees)

Contact:

Martin Wijlens, Senior Sales Manager Safeture AB

Bestuurslid Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM)

Martin.wijlens@safeture.com

+31620139941

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.