Gaat u binnenkort op zakenreis? Dan is het verstandig om u goed voor te bereiden, zodat uw zakenreis succesvol verloopt. Er is namelijk een aantal zaken waar u op moet letten voor u de deur uit gaat. In dit artikel geven we vier praktische tips voor een goede voorbereiding van uw zakelijke reis.
Tip 1: maak een planning
Het is handig om van tevoren te weten hoe uw zakelijke reis eruit gaat zien. Zet al uw activiteiten op een rijtje en plan ze in, zodat u weet wat er wanneer op het programma staat. Neem in de planning op hoeveel tijd u voor de activiteiten nodig denkt te hebben.
Zo heeft u een duidelijk overzicht van uw reis. Door de planning in kaart te hebben, kunt u hem bovendien makkelijker aanpassen als dit nodig is. Maak ook een kostenraming van de reis en stel een budget samen. Zo voorkomt u dat u (veel) meer aan de reis uitgeeft dan u vooraf van plan was.
Tip 2: stel uzelf doelen
Wat wilt u met uw zakenreis bereiken? Gaat u uw netwerk opbouwen of uitbreiden? Of heeft u een belangrijke meeting met een klant om een deal rond te krijgen? Het is belangrijk om uzelf die vraag te stellen. Met een duidelijk doel voor ogen kunt u achteraf veel makkelijker beoordelen of uw reis succesvol was. Het stellen van doelen motiveert u bovendien om resultaat te halen.
Tip 3: verzeker u tegen onverwachte situaties
Een zakentrip brengt risico’s met zich mee. Denk daarbij niet alleen aan wat er onderweg kan gebeuren, maar ook aan zakelijke risico’s. Een (doorlopende) zakelijke reisverzekering kan handig zijn wanneer u op zakenreis gaat. Hiermee verzekert u zich voor zaken als medische kosten, vervangend vervoer en verlies van uw bagage.
Ook doet u er verstandig aan u te verdiepen in overige zakelijke verzekeringen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin u per ongeluk een belangrijke deadline mist door het tijdsverschil en uw klant financiële schade oploopt. Hierbij kan een beroepsaansprakelijkheidsverzekering uitkomst bieden. Hoe je tegen deze schade gedekt bent, kan verschillen per land waar je je bevindt. Verdiep je dus altijd in welke dekking geldt bij jouw verzekeraar.
Een ander risico waartegen u zich kunt verzekeren, is schade die u onbedoeld veroorzaakt bij anderen. Het kan gebeuren dat je bijvoorbeeld een kopje koffie omstoot over de laptop van een zakelijke relatie. Voor dergelijke situaties is er de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Lees hier meer over deze verzekering.
Tip 4: zorg voor de juiste bagage en reisdocumenten
Bedenk van tevoren hoe lang u op reis gaat en pak alleen de spullen in die u echt nodig hebt. Misschien is alleen handbagage voldoende en kunt u tijd besparen op het vliegveld.
Denk ook aan het meenemen van een wereldstekker. Er zijn namelijk landen die andere stekkers gebruiken. Met een wereldstekker op zak heeft u altijd de juiste stekker bij de hand.
Vergeet uiteraard uw paspoort en andere belangrijke documenten niet, zoals uw boekingen en vluchtinformatie met het nummer en de gate. Check ook of u voor uw bestemming(en) andere reisdocumenten of visa nodig heeft. Er kan enige tijd overheen gaan bij een visumaanvraag, doe dit dus op tijd. Zo gaat u goed voorbereid op zakenreis.
