Jan-Willem Basselier, Director business development travel EMEA bij SAP Concur pleit in dit lezenswaardige blog om het beleid rond zakenreizen aan te pakken. Een lezenswaardig schrijven dat wij graag met u delen…
***
Wat is het plan? Tijd om het beleid rond zakenreizen grondig te herzien!
De ontwikkelingen van de afgelopen maanden hebben ervoor gezorgd dat veel organisaties hun beleid rond zakenreizen aanpassen. Travel managers moesten in sommige gevallen snel advies kunnen geven over zaken als veiligheid en alternatieve reis-opties. Voor anderen moest een oplossing gevonden worden om werknemers weer thuis te krijgen. Daarin was in bestaande procedures en beleidsregels niet altijd voorzien, wat zorgde voor vertragingen en onduidelijkheid. Tegelijkertijd was ook niet altijd duidelijk waar reizende medewerkers zich precies bevonden of hoe hun verdere reisschema er uitzag.
Gezondheid en veiligheid
De nieuwe situatie rond zakenreizen heeft veel organisaties erop gewezen dat ze zich beter moeten voorbereiden op onverwachte en soms snel veranderende omstandigheden. Dat biedt meteen de mogelijkheid om het reisbeleid aan te passen aan de nieuwe regels rond gezondheid en veiligheid, met bijvoorbeeld meer aandacht voor hygiënische voorzieningen en activiteiten waarbij voldoende afstand gehouden kan worden. Hoewel de meeste zakenreizen nu tijdelijk zijn opgeschort totdat de situatie verbetert, is dit een goed moment om beleidswijzigingen op te stellen en door te voeren, er voor te zorgen dat het management achter wijzigingen staat en de communicatie omtrent het nieuwe reisbeleid goed voor te bereiden.
Hou rekening met ieder scenario
Begin dit jaar konden we nog niet voorzien welk een impact corona op de maatschappij en op zakenreizen en zou hebben. In een survey uit maart van dit jaar door de Global Business Travel Association, meldden zeven van de tien (70 procent) respondenten dat hun bedrijf vanwege corona het beleid rond de goedkeuring van zakenreizen had gewijzigd. Door in het reisbeleid rekening te houden met alle mogelijke scenario’s – van ‘best case’ tot ‘worst case’ – is een organisatie niet alleen beter voorbereid op onverwachte ontwikkelingen, maar kunnen werknemers ook snel en juist geïnformeerd worden. Dit voorkomt onzekerheid en onrust.
Preventief
Daarom is het goed om preventief een plan van aanpak op te stellen voor grootschalige noodsituaties, zoals natuurrampen, politieke onrust of andere scenario’s waarin de veiligheid en het welzijn van zakenreizigers in gevaar kunnen komen. Zo’n plan moet dan, als onderdeel van het bredere reisbeleid, breed worden gecommuniceerd om het vertrouwen van werknemers te vergroten en te zorgen voor een goede voorbereiding en onderlinge afstemming tussen bedrijfsafdelingen.
Onverhoopt
Maar het is verstandig om verder te gaan dan deze basisplanning. Denk bijvoorbeeld na over protocollen rond besluitvorming en escalatie. Als een situatie minder ernstig of juist ernstiger is dan aanvankelijk gedacht, wat zijn de volgende stappen? Wie is er verantwoordelijk voor het regelen van reizen tijdens een crisis? Als het niet mogelijk is om de zakenreis van een medewerker onmiddellijk te wijzigen, welke maatregelen moeten ze dan nemen om toch veilig te zijn? Welke kosten worden er wel en niet door het bedrijf gedekt en waar is mogelijk extra goedkeuring voor nodig? Moet de CFO tijdens een crisis bijzondere kosten apart goedkeuren? Door dit soort vragen al van tevoren te stellen, te beantwoorden en te communiceren – zelfs voor scenario’s die nu onwaarschijnlijk lijken – weet iedereen wat er moet gebeuren als zich onverhoopt zo’n situatie voordoet en voorkom je onrust.
Wie, wanneer, waar en waarom?
Zorg ervoor dat het beleid zo veel mogelijk specifieke richtlijnen biedt:
- Wie mogen er nog reizen?
- Wanneer mag er wel of niet gereisd worden?
- Welke bestemmingen zijn wel of juist niet toegestaan?
- Wat zijn de redenen om een reis toch te maken?
Zorg voor communicatie
De meeste medewerkers van een organisatie zijn niet of nauwelijks bekend met het reisbeleid. Daarom is het belangrijk om werknemers regelmatig te informeren over dat beleid en over eventuele wijzigingen. Regelmatig communiceren voorkomt onzekerheid of onduidelijkheid onder medewerkers, bijvoorbeeld over wat zij moeten doen bij onverwachte onkosten.
Essentieel
Maar die communicatie moet ook andersom plaatsvinden. Medewerkers moeten laten weten wat hun reisplannen zijn en gebruikmaken van de door het bedrijf goedgekeurde boekingtools. Daarom is het goed om in het reisbeleid ook duidelijk te maken wat er verwacht wordt van medewerkers rond het boeken van reizen en het communiceren van hun reisplannen. We hebben inmiddels gezien hoe belangrijk het is dat een bedrijf precies weet waar medewerkers zijn, waar ze naartoe gaan en waar ze verblijven. Die informatie is essentieel om snel te kunnen reageren in geval van nood.
Jan-Willem Basselier, Director business development travel EMEA, SAP Concur
